Waarom niets doen meer kost dan upgraden
Wanneer u een upgrade naar Dynamics 365 overweegt, is het belangrijk om een goed overzicht te hebben van de kosten die gepaard gaan met een migratie. Veel bedrijven laten zich echter te veel intimideren door de kosten van een upgrade en denken ten onrechte dat het behouden van hun legacy-systeem helemaal niets kost. Om vele redenen is dit idee niet juist, zoals we in deze blog zullen uitleggen.
Kosten van het vasthouden aan uw legacy-systeem
Ten eerste zijn er kosten verbonden aan het onderhoud van uw legacy-systeem. Hoewel bedrijven dit vaak niet erkennen, kost het gebruik van Dynamics AX geld omdat het systeem gegevens levert aan andere applicaties die uw bedrijf gebruikt. In Dynamics 365 zijn deze toepassingen met elkaar verbonden, zodat u efficiënter kunt werken en dus geld bespaart.
Ook het reguliere onderhoud maakt deel uit van de kosten van uw legacy-systeem. Dit heeft bijvoorbeeld te maken met het onderhoud van on-premises hardware. Wanneer u gebruikmaakt van het cloud-based D365, wordt het onderhoud van het systeem de verantwoordelijkheid van Microsoft. De leverancier van de oplossing moet er ook voor zorgen dat het systeem voldoet aan de steeds strengere beveiligingsnormen. Na de migratie naar D365 hoeft u dus geen extra middelen meer uit te geven aan de beveiliging van uw oplossing.
De hierboven genoemde kosten zijn allemaal terugkerende kosten, maar u loopt ook het risico dat een onverwacht probleem met het systeem moet worden opgelost, wat kan leiden tot grote uitgaven. Bovendien zult u ondersteuning moeten krijgen van een reseller als Microsoft geen (extended) support meer biedt voor uw oude systeem.
Verlies van klanten en werknemers
Zelfs uw klanten kunnen last hebben van de negatieve invloeden van uw legacy-systeem. De inefficiëntie van legacy-systemen kan bijvoorbeeld leiden tot problemen met de levering van goederen of een vertraagde klantenservice. Hierdoor kunt u klanten verliezen als zij besluiten over te stappen naar bedrijven die beter in staat zijn om hen snel en accuraat te helpen. Ook kunt u werknemers verliezen. Misschien is uw systeem bijvoorbeeld zo oud dat alle professionals die ermee kunnen werken (bijna) met pensioen zijn. Of jongere professionals zijn simpelweg niet geïnteresseerd in het werken voor een bedrijf dat zulke verouderde technologie heeft, terwijl ook andere, meer innovatieve bedrijven in de rij staan om hun een baan te bieden.
Alternatieve kosten van het niet upgraden naar een nieuwer systeem
In de micro-economie is het altijd belangrijk om niet alleen te kijken naar je werkelijke uitgaven, maar ook naar de voordelen die je had kunnen krijgen van opties die je niet hebt gekozen. Dit worden alternatieve kosten of “opportuniteitskosten” genoemd. Er zijn veel alternatieve kosten verbonden aan het niet upgraden naar D365, zoals:
- Gemiste omzet omdat medewerkers een achterhaald inzicht hebben in de voorraadbeschikbaarheid, waardoor ze producten misschien niet verkopen terwijl deze wel degelijk op voorraad zijn. Met D365 hebben uw medewerkers altijd toegang tot real-time gegevens, ongeacht waar ze zijn of welk apparaat ze gebruiken. D365 zorgt ervoor dat uw bedrijf wendbaar is zodat u geen kansen mist.
- Gemiste omzet omdat medewerkers tijd verspillen aan het uitvoeren van handmatige, langdradige taken. D365 biedt veel mogelijkheden voor automatisering, waardoor medewerkers minder tijd kwijt zijn aan zulke taken. D365 biedt daarmee ook een mogelijkheid tot reorganisatie binnen uw bedrijf.
Kortom…
Upgraden naar D365 betekent inderdaad dat u grote investeringen moet doen, maar u moet de hoge kosten van het gebruik van uw legacy-systeem niet over het hoofd zien. Bovendien is het zeer waarschijnlijk dat de investering in D365 zich na verloop van tijd terugbetaalt. Bij Kaya zijn we in staat om u te helpen en te adviseren bij uw cloud-transitie. Als u meer wilt weten, neem dan contact met ons op.
Redenen om te upgraden van Dynamics AX naar Dynamics 365 SCM
In de vorige twee delen van deze blogserie hebben we de voordelen uitgelegd van een upgrade van Dynamics AX naar Dynamics 365 F&O en de functionaliteiten van D365 Finance specifiek. Deze laatste vervolgblog gaat over de voordelen en functionaliteiten van Dynamics 365 SCM (Supply Chain Management).
Business intelligence
Dynamics 365 SCM maakt, net zoals D365 Finance, gebruik van Power BI dashboards die zowel real-time inzichten als voorspellingen voor de toekomst kunnen bieden. Deze analyses worden aangedreven door artificial intelligence en stellen u in staat om uw operations management te optimaliseren (zoals planning, productie, opslag en transport). Het systeem kan bijvoorbeeld potentiële problemen met machines voorspellen en u helpen om een consistente productkwaliteit te waarborgen. Verder biedt de oplossing inzichten doordat het elke schakel in uw supply chain zichtbaar maakt. Het kan zelfs de bevoorradingsinformatie van partners laten zien en veranderingen in de vraag van klanten voorspellen.
Optimalisatie en automatisering
D365 SCM is heel flexibel en maakt het mogelijk om verschillende productiemethoden te gebruiken per productcategorie (zoals make-to-stock, make-to-order en engineer-to-order). Daarnaast is toegang en gebruik door eindgebruikers (zoals magazijnmedewerkers) geoptimaliseerd door ze te voorzien van maatwerk-mobiele applicaties. Deze flexibiliteit zorgt voor hogere productiviteit en efficiëntie. Verder zorgt systeemautomatisering ervoor dat u zaken als materiaalinkoop en productbezorging kunt verbeteren. U krijgt ook adviezen wanneer zich moeilijkheden voordoen met voorraadmanagement, waardoor u problemen snel opmerkt en oplost door middel van de workspaces.
Modules en functionaliteiten
De oplossing biedt verschillende nieuwe modules en features die uw supply chain management verder ondersteunen. U kunt deze functionaliteiten selecteren op basis van de behoeftes van uw bedrijf. Er is bijvoorbeeld een module voor vermogensbeheer die u in staat stelt om onderhoudsprocedures te plannen, zodat uw machines langer meegaan. Microsoft heeft in D365 ook een feature toegevoegd voor gevaarlijke goederen. Een ander belangrijk verschil vergeleken met Dynamics AX is een nieuwe feature genaamd Planning Optimization. Deze verlaagt de runtime van Master Planning van dagen naar minuten. Verder heeft Microsoft de nieuwe module Landed Costs gelanceerd, welke het makkelijker maakt om zendingen van buitenlandse verkopers te traceren en om kosten aan de goederen toe te wijzen. Voor een uitgebreider overzicht van de nieuwe functionaliteiten in D365, zie deze link.
Natuurlijk biedt D365 SCM nog meer voordelen. Als u overweegt om uw huidige oplossing te upgraden, kan Kaya u helpen. Met onze ervaring en diensten kunnen we u advies geven over het meest geschikte ERP-systeem voor uw bedrijf. Voor meer informatie kunt u contact met ons opnemen.
Dit was de laatste blog in deze serie. Tot in de volgende blogs!
Redenen om te upgraden van Dynamics AX naar Dynamics 365 Finance
In het vorige deel van deze blogserie hebben we 7 voordelen uitgelegd van een upgrade van Dynamics AX naar Dynamics 365 F&O. Deze vervolgblog zal specifiek ingaan op de voordelen en functionaliteiten die Dynamics 365 Finance biedt. Vergeleken met Dynamics AX is zijn cloud-based opvolger flexibeler. Daarnaast kan het systeem verschillende applicaties en bedrijfsafdelingen integreren en uw bedrijfsprocessen automatiseren. Tenslotte heeft het ingebouwde functies die inzicht geven in uw financiële data.
Flexibiliteit
Dynamics 365 Finance is toegankelijk voor al uw medewerkers: het is meertalig en kan omgaan met verschillende bedrijfssectoren, lokalisaties en valuta. Daarnaast biedt D365 Finance manieren om wisselkoersen en accountingprincipes te bepalen. U kunt deze zowel één voor één instellen als via een gemeenschappelijke standaard. Tenslotte is een flexibel systeem noodzakelijk vanwege veranderende regelgeving. D365 Finance voldoet aan lokale wetten en stelt u in staat om maatwerk toe te passen op uw electronic reporting en invoicing. Dit houdt in dat u bestanden en facturen kunt maken in elke (lokale) indeling, gebaseerd op lokale standaarden.
Integratie
Verder is de electronic invoicing geïntegreerd met electronic messaging, wat u helpt met het versturen van uw bestanden naar andere partijen (zoals de Belastingdienst of uw klanten). D365 Finance is eveneens geïntegreerd met applicaties zoals Office 365, Power Platform en apps voor uitgavenbeheer. Ook heeft Microsoft Dual-write gemaakt, een out-of-the-box infrastructuur die de F&O apps met customer engagement apps integreert en de interactie daartussen ondersteunt. Als gevolg daarvan is de informatieoverdracht soepel en efficiënt, zodat uw financiële data altijd up-to-date is. Het systeem functioneert als dé bron waarop u kunt vertrouwen voor al uw data, waarmee het u in staat stelt om snel en weloverwogen strategische beslissingen te maken.
Automatisering
Geautomatiseerd procesmanagement is nog een belangrijk voordeel van deze oplossing. U kunt workflows creëren die ervoor zorgen dat processen goed en snel uitgevoerd worden, en dat de benodigde stappen gevolgd worden. Daarnaast monitort het systeem kredietlimieten en stelt het u in staat om het prijsbeleid van al uw bedrijfsafdelingen te beheren. U kunt facturering automatiseren en u strategieën bepalen om automatisch rekeningen van uw klanten te innen. Dit zal u tijd besparen en uw kasstroom verbeteren.
Inzichten
Het systeem volgt de prestaties van uw bedrijf in real-time en voorspelt ook toekomstige gebeurtenissen. Out-of-the-box Power BI dashboards bieden inzicht in uw data door het te visualiseren. Voorspellende analyses worden uitgevoerd door middel van ingebouwde AI en machine learning. Toekomstige kasstromen en betalingen van facturen worden bijvoorbeeld voorspeld gebaseerd op uw bestaande data. Verder kunt u gemakkelijk rapportages (zoals de maandelijkse rapportage) maken om een beeld te schetsen van uw financiële situatie.
Andere functionaliteiten
Naast de functionaliteiten die in deze blog zijn beschreven, biedt D365 Finance nog veel meer opties die Dynamics AX 2012 niet biedt (klik hier voor een overzicht). Dynamics 365 SCM, het andere product dat deel uitmaakt van Dynamics 365 F&O, biedt ook weer andere voordelen en functionaliteiten. De volgende blog van deze serie zal hier verder op ingaan. Met onze ervaring en kennis kunnen wij u adviseren over systeemmigraties. U kunt contact met ons opnemen als u geïnteresseerd bent in het upgraden van uw huidige oplossing.
Tot in de volgende (en laatste) blog van deze serie!
7 redenen voor een upgrade van Dynamics AX naar Dynamics 365 F&O
‘’Waarom zou ik migreren van Dynamics AX naar Dynamics 365 Finance & Operations?’’ Sinds Microsoft een paar jaar geleden Dynamics 365 F&O uitrolde, hebben veel bedrijven zichzelf deze vraag gesteld. De vraag is nu misschien wel relevanter dan ooit, aangezien Microsoft heeft aangekondigd dat de extended support period voor Dynamics AX 2009 (SP1), AX 2012, en AX 2012 R2 & R3 eindigt op 12 april 2022. Naar aanleiding hiervan zet deze blog de belangrijkste voordelen van een upgrade van Dynamics AX naar Dynamics 365 F&O op een rijtje, in de hoop dat het uw beslissing iets makkelijker maakt. Deze blog maakt deel uit van een serie over upgraden naar Dynamics 365 F&O. De volgende delen gaan specifiek over Dynamics 365 for Finance en Supply Chain Management.
Over Dynamics 365 F&O
Microsoft Dynamics 365 F&O is een cloud-based ERP-oplossing waarin al uw bedrijfsprocessen en -afdelingen samenkomen. Het stimuleert groei door uw bedrijf te moderniseren en activiteiten te automatiseren. Deze ERP-oplossing wordt aangeboden als twee applicaties: Dynamics 365 Finance en Dynamics 365 Supply Chain Management. Lees er hier meer over.
Belangrijke voordelen van Dynamics 365 F&O ten opzichte van Dynamics AX
- Kosteneffectiviteit: Aangezien Dynamics 365 F&O in de cloud werkt, hoeft u de kosten die geassocieerd worden met on-premises oplossingen niet meer te betalen, zoals onderhoud van software en hardware, rampenbeheersing, veiligheidseisen enzovoort. Daarnaast kan uw IT-personeel dat zich eerder bezighield met deze zaken nu ingezet worden voor ander urgent werk.
- Beduidend lagere cost of ownership: Klanten denken vaak dat het gebruik van legacy systems ze niets kost. Dynamics AX geeft echter data door naar veel andere systemen waar uw werknemers tijd aan besteden (zoals Office en BI), wat u dus geld kost. In Dynamics 365 zijn al deze applicaties verbonden, wat de efficiëntie verhoogt en u geld bespaart.*
- Veiligheid & betrouwbaarheid: Omdat uw data is opgeslagen in Microsoft’s eigen zwaarbeveiligde datacentra, is uw data veiliggesteld, de toegang betrouwbaar en de privacy gewaarborgd.
- Toegankelijkheid & flexibiliteit: De cloud-based oplossing voorziet u van real-time data op alle apparaten, waar en wanneer u wilt.
- Schaalbaar: De oplossing is geschikt voor bedrijven die aan ontwikkeling en verandering onderhevig zijn en kan dus aangepast worden aan uw behoeften.
- Updates: Dynamics 365 voorziet u van de nieuwste releases, dus u bent altijd up-to-date bent wat betreft nieuwe regelgeving en technologie.
- Support: Zoals eerder benoemd, zal de extended support period voor vier versies van Dynamics AX eindigen in 2022. Hierna kunt u geen support van Microsoft meer aanvragen. Een upgrade naar Dynamics 365 zal dit probleem oplossen.
En nu?
Natuurlijk is het mogelijk dat er voor uw bedrijf nog meer voordelen zijn van migreren naar Dynamics 365 F&O. Als u overweegt om uw huidige oplossing te upgraden, kan Kaya u helpen. Met onze ervaring en diensten kunnen we voor u inzichtelijk maken of het voor uw bedrijf gunstig zou zijn om de overstap te maken. U kunt contact met ons opnemen als u geïnteresseerd bent in het bespreken van deze mogelijkheid.
Tot in de volgende blog van deze serie!
*Klanten hebben vaak de illusie dat Dynamics AX gratis te gebruiken is, omdat investeringen in de hardware al financieel zijn afgeschreven. Door de interconnectiviteit van applicaties in Dynamics 365 kunnen uw werknemers aan andere taken werken in plaats van tijd te verdoen met het overzetten van data tussen apps.
Products with missing attributes
Last year I was creating an interface for products and their attributes. The funny thing was that the attributes did not appear in the interface, but on opening the form, all the attributes were there. So one begins to think what is going on! Where are my missing attributes?
How to save 1 MILLION on your AX system
In my latest blog I showed you the options you have when it comes to updating your AX system. If you haven’t read that one yet check it out here. In this blog we will focus on the Stable Evergreen situation. This is the environment where you have an AX system that is customized to your business requirement. Once this system is delivered you decide not to do any updates whatsoever because you are content with your system right now and why change a winning team, right?
How to decide if you could use a Stable Evergreen
It is best do decide whether or not you want a stable evergreen system as early as possible, preferably before the development of your new system. Base your decision on your future plans. Are new projects coming up? Are there going to be big changes in the coming years? If the next few years seem to be steady and you see no major changes coming up, a Stable Evergreen might be the right choice for you because it can save you a lot of time and money.
Saving a Million on your AX system
A simple calculation shows that someone, who was an AX starter at Rel2009’s introduction, spent on average €1.305.000 on keeping the system up to date. This amount contains 9 CU’s and 1 major update + all the costs of implementing etc (calculation can be provided upon request).
But what if you hadn’t spent that money on updating? What if you would’ve just kept that first system operational? You would’ve saved €1.305.000 and still have a system that operates to your satisfaction. No, you don’t have that brand new and fancy system but it works right? That’s all that matters. Besides, because there were no major changes you could’ve documented every requirement. You know everything about the system so you know exactly what you want for when it is time to finally get a new system. Also, the money you saved in those years can now be used to implement that new AX system completely adjusted to your new needs and wishes.
One of the other advantages of not updating your system is that for your employees nothing changes. No new buttons, no new options. So they get used to it and learn how to use it as efficient as possible, without having to worry if they are doing it right.
Eventually not updating your system has a lot of advantages. It is not for every company. But please, next time you are planning on getting a new system think about this and you might do yourself a huge favor. Do you really need those updates? Feel free to contact us for more information.
Please do share your thoughts on updates, we want to hear your opinion. Also don`t forget to subscribe to our newsletter to receive the latest Dynamics AX news straight to your inbox!
Why System Updates Aren’t Always Necessary
In my last blog “Are those SLA’s a Fool’s Bargain?” I explained the service level agreement, which you signed with your implementing partner after you implemented a new system. However, this partner will tell you that system updates are necessary, but that`s not always the case. So let`s see what options do you have. (meer…)
Are those SLAs a Fool’s Bargain?
Alright, a question for you guys. Have you ever heard of a SLA (service level agreement)? It’s the thing you agree on with your implementing partner after they have successfully implemented your new system. If you’ve come so far, congratulations. You’ve probably managed to overcome a lot of hiccups along the way but you made it, you now have a system that meets all your needs.
But your journey is not over yet. There has to be maintenance in order to keep the system fresh. Because of this you come to a maintenance agreement with your partner. Of course not just for AX but also for BizTalk, SQL, BI and all the other stuff. Now you can feel confident that along the way your system will always be up to date and it gives you the ultimate guarantee nothing can go wrong anymore, but does it? What does it guarantee? And what is the cost of this guarantee?
What you agreed on in SLA
Most service level agreements -SLA- probably contain nothing more than the following things:
- The right to have your system updated.
- A promise that they will help you with it and a discount on the hours spent helping you.
- Technical support
- They may even include a number of free minutes, you can use to call someone at a helpdesk. What you don’t know is that while you’re on hold and listen to the beautiful tune, your minutes run out.
What you actually wanted
You just wanted a system that runs smoothly and makes you a satisfied user. But your partner will push you to do all the updates because otherwise everything will inevitably go wrong. This is kind of comparable to the millennium madness. Remember? So many people were convinced that all the electronic devices were going to crash, some even made a lot of money because of others` ignorance, and eventually, when the clock ticked 12, nothing happened. Everything was working as it was supposed to be. With SLA’s it’s kind of the same. They just want you to be scared enough to spent a lot of money on something that is not always necessary, the same goes for updates.
But what are your options? Can you just do nothing? Or is there a way to avoid all these costs and headaches? I will let you know in the next blog 😉 but meanwhile subscribe to our newsletter so you can receive our latest blogs straight to your inbox.
What do you think about SLA`s and updates? Share your thoughts and if you liked this post, please share it.
Streamline installations
Streamline installations are supposed to make our lives easy, that is if they are properly configured.
First question is how to make a streamline installation. These can be downloaded from https://lcs.dynamics.com
One has to create a project. It is important that it is for the correct build (RTM, retail, R2 or R3).
Next, scroll to the right on the LCS site. On the More tools plane, one can find 2 important buttons: Issue search and Update.
Issue search makes it possible to download isolated fixes (KB numbers).
The updates button allows you to download whole CU updates. When you press the Updates button, the webpage below appears.
The first option (Complete) has it all, namely an installation wizard, binaries and model store. This can also be used in case one only wants to install the binaries.
If only the binaries and the installation wizard are needed, choose the next option (Binary-only)
And finally we come to the third option (Slipstream). The Slipstream has no installation wizard. When this is extracted, one gets something as per the screenshot below:
These extracted files are to be copied to the correct place on the AX 2012 R2 RTM image. Remember to extract this image first.
When the image is extracted, one can find an Updates folder. Open this folder and create folders CU8 and myModels inside as show below:
Next copy the extracted CU8 files into the CU8 folder and copy your own models in myModels.
One would think that the slipstream installation is now up and running….. NOT!
This is strange, this is CU8, so what went wrong?
Time to check LCS….. check for CU8 or slipstream but we find no answer.
Time to log an incident on connect.microsoft.com. An update will follow….
But there is more to this, even when you have correct CU patches, one can still run in issues. It looks like the order of importing the models is wrong. Last week my model had a dependency on the upgrade model.
The dependency was correct, but seems like the size of some field on upgrade staging tables have been changed. When I slipstream this particular installation, my model is rejected because the upgrade (SYS) model is not there.
Time to log another incident…
Conclusion, don’t slipstream in both AX 2012 R2 CU8 and AX2012 R3 CU8
Violation of PRIMARY KEY constraint ‘PK_ModelElementData_ElementHandle’ with AX 2012R2 CU8
Last week, I was upgrading AX 2012 R2 CU7 to CU8 and ran into a model store error. The error was similar to http://blogs.msdn.com/b/axsupport/archive/2014/01/08/violation-of-primary-key-constraint-pk-modelelementdata-elementhandle-error-installing-some-hotfixes-on-microsoft-dynamics-ax-2012-r2.aspx
It scared the hell out of me! First thing that came to mind was: is my model store corrupt in production?
But the source of the problem was indeed different; found out that the issue was label files.
In the AX 2012 R2 CU7, the DMF labels were missing, so this was fixed by adding them manually (see picture below)
This means that my AX2012 R2CU7 model store was consistent.
Label files cannot be deleted directly from the AOT. In such cases, the following workaround is necessary:
- Create a new model
- Move the labels to this new model
- Finally, delete this model